编者按:2022年,蓝凌研究院发起“第四届寻找数字化标杆”系列活动,期望通过名企走访、先锋企业评选、《数字化转型标杆企业研究报告》撰写等形式,分享数字化转型先行者的管理经验、转型成效,为更多企业数字化转型提供良好的借鉴。
内蒙古伊泰集团有限公司成立于1988年,是以煤炭生产、运输、销售为基础,集铁路、煤化工为一体,房地产开发、生态修复及有机农业等非煤产业为互补的大型清洁能源企业。集团在2020年度中国企业500强中排名第331位,在全国煤炭企业50强中排名第17位。
▲伊泰集团(图源自企业官网)
本期我们有幸邀请到伊泰集团企划经理、合同管理项目负责人李文礼先生分享伊泰集团在合同管理信息化、数字化建设的相关实践经验。
重新定位,实现合同全生命周期在线管理
伊泰的合同管理数字化建设可以从一个关键的年份说起——2019年。这一年,伊泰对整个集团的合同管理职能与功能进行了全新定位。
李文礼介绍,2015年,集团由运营管控逐步转变为战略管控模式,总部的职责主要是“定战略、定目标、定规则、定标准,同时给分子公司的生产经营提供资源保障与技术支持。”
顺应公司管控模式的转变,伊泰在2019年对合同管理模式也进行了相应的定位调整,并明确了 “整体统一、专业细分” 的管理规则,即:总部建立一套全公司的合同管理体系、统一标准;并在此前提下,针对不同的业务专业制定业务规则。
伊泰集团拥有煤炭、铁路、煤化工、置业、生态农业等多个业务板块,下辖分子公司众多,覆盖全国多个省市,合同类型众多,包含战略与资本运作类、销售类、采购类、勘探技术类、工程建设类、征地拆迁类、人力资源类、生产运维类、综合服务类共九大类。
依据“整体统一、专业细分”的规则,原有的合同管理系统已然难以满足不同分子公司、不同业务类型合同管理的个性化需求。而且,伊泰此前的合同管理系统主要实现了在线审批的功能,尚未覆盖签订、履约、验收、结项、归档等环节,伊泰亟需建立一套覆盖合同全生命周期在线管理的系统。
价值彰显,赋能业务运营高效合规
在2019年,伊泰启动了合同管理信息化项目的建设,并在多方选型之后,选择蓝凌作为项目合作伙伴。“我们当初选型的时候,一是看中蓝凌的合同管理系统拥有稳定的架构,二是蓝凌在这方面有相应的咨询能力,能够结合其他项目的实践经验来为伊泰解决相应的问题。”
经过数月的共同努力,伊泰集团全新的合同管理平台成功上线。李文礼介绍,系统上线以后,从合同的准备—起草—审批—签订—履约—终结—档案管理整个生命周期都实现了在线进行,对于业务人员、合同管理人员来说,他们都省却了很多以往需要线下进行的步骤,节省了大量的时间,提高了效率。
▲伊泰集团合同管理平台
李文礼举例说道,“就履约管理来说,系统上线之前,合同管理人员需要自己建立合同台账,还要自己去翻阅台账查询是否到了付款期限;上系统后,只需在系统中设定相应结算提醒日期,系统将会自动推送待办。”
▲履约预警提醒设置
而针对此前所提及的分子公司合同管理个性化需求的难题,通过全新的智慧合同管理平台也得到了很好的解决。“根据相应的业务需求,我们通过系统可以灵活地配置相应的流程及审批节点。”
“此外,通过系统,我们能够更好地对公司业务流程中的风险点进行把控,何种类型的合同需要哪一层级的领导审批,都可以通过系统进行设定与把控;相关的合同,是否需要财务、法务、知识产权等相关部门、人员会审,也都进行了节点的设定,这也更有利于风险的防控与合规管理,如果是线下进行,一些本来需要会审的合同却没有经过会审,那就可能存在相应的法律风险。”
从采购类业务开始,率先实现合同管理数字化
数字经济时代,伴随大数据、人工智能等新兴技术的发展,企业数字化转型成大势所趋,合同管理数字化亦是其建设的重要一环。李文礼介绍,通过将采购管理、合同管理、财务共享、报账管理、档案管理等系统集成,伊泰已然初步实现了采购类业务的数字化。
伊泰的采购信息化始于2008年,于2011年进行升级改造,2022年建立了智慧采购平台。李文礼介绍,伊泰各分子公司、业务部门年初的生产经营计划及其关联的后续分解到每月的采购需求计划都在采购系统上进行,“包括采购计划形成之后的招标、开标、定标环节也都可在线进行。”
在定标之后,定标的结果直接进入合同管理平台,触发合同的起草、审批,再至合同的履约、验收。验收完成之后,根据入库情况、验收结果,自动进入结算、档案管理环节。“可以说我们整个流程都是在线上进行,数据在线上沉淀,资料以电子形式在线上保存。”
“未来,我们也会逐步将销售类业务及其他类型的业务逐步分批实施整个流程的数字化,实现合同上下游、前后端全数据链的打通。我们希望通过这些基础数据的沉淀,后续关联大数据等技术,对数据进行分析、利用,进而支撑管理决策。”
不断完善,加大电子合同推行力度
顺应业财法一体化融合的趋势,伊泰集团也进行了相应的部署。目前合同管理系统与财务共享、报账管理系统进行了集成,同时亦开发了法律纠纷模块。“如果某份合同,我们和相对方发生了纠纷,那就需要填报相应的信息,在下一次与他们进行业务往来时,系统就会自动进行风险提示。”
面向未来,伊泰希望不断扩大集团电子合同的推广范围。目前已率先在采购类合同中进行了推广,并取得了良好的成效,后续将逐步将电子合同推广至销售类业务中。另一方面,伊泰也希望对合同管理平台在使用过程中所出现的问题进行进一步优化,以更匹配伊泰的业务运营,支撑伊泰在“百年伊泰”的征程上稳健、快速前行。
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